Nie martw się! To tylko e-mail! W teorii w wysłaniu wiadomości przez pocztę elektroniczną nie ma nic trudnego. Ale w praktyce ta forma korespondencji jest często wykorzystywana w celach oficjalnych – wtedy każde słowo ma znaczenie! Podpowiadamy, jak napisać e-mail i podajemy przykłady.
Jak pisać e-maile? Elementy wiadomości elektronicznej
Zanim przejdziemy do treści wiadomości mailowych, przyjrzyjmy się strukturze tej formy komunikacji. E-mail nie jest zwykłym listem. Jego ważnymi elementami są:
który jest niejako „zajawką” przedmiotu oraz celu wiadomości;
które trzeba dopasować do tego, do kogo się pisze;
w której należy zawrzeć „esencję” przekazu;
często niedoceniane, a bardzo ważne dla profesjonalnego wizerunku;
dołącza się je do korespondencji bardzo często, ale trzeba robić to mądrze.
Każda z tych części ma znaczenie, dlatego warto wiedzieć, jak o nie zadbać.
Pamiętaj! Dobrze napisany e-mail to taki, który przekazuje informacje jasno, szybko i w sposób dostosowany do odbiorcy.
Jak się pisze mail – krok po kroku
Zastanawiasz się, jak pisać e-maile, które będą skuteczne i profesjonalne? Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez proces tworzenia korespondencji elektronicznej.
Określ, po co i do kogo piszesz
Ta porada brzmi jak banał? Niekoniecznie! Zanim zabierzesz się do pisania maila, musisz mieć w głowie jasny obraz tego:
co np. wpływa na poziom formalności komunikacji oraz język, którego użyjesz;
czy Twój mail to tylko informacja do przekazania, czy może np. oferta, która jest krokiem mającym prowadzić do sprzedaży.
I tym dwóm elementom należy podporządkować całą komunikację. Piszesz do klienta, który pierwszy raz się z Tobą kontaktuje? Użyj formalnego tonu. To wiadomość do długoletniego kontrahenta, z którym masz dobre relacje? Możesz pozwolić sobie na luźniejszy styl. Takie detale robią różnicę!
Upewnij się, że wysyłasz maila z dobrego adresu
To szczególnie ważne, jeżeli do firmowej skrzynki jest podpiętych wiele aliasów. W czym rzecz? Alias to dodatkowy adres e-mail, który przekierowuje wiadomości do głównej skrzynki, np. info@twojafirma.pl może trafiać do Twojej osobistej skrzynki. Zanim wyślesz wiadomość, sprawdź, czy wysyłasz ją z właściwego adresu. Klient oczekujący odpowiedzi od biura@firma.pl może być zaskoczony, gdy mail przyjdzie z Twojego prywatnego konta.
Czytaj też: Co to jest alias pocztowy?
Zwróć uwagę na prawidłowe zaadresowanie e-maila
Sprawdź dwukrotnie adres e-mail adresata – literówka może sprawić, że Twoja ważna wiadomość trafi w niepowołane ręce. Jeżeli wysyłasz informacje do większej liczby osób, zwróć też uwagę na opcje UDW (ukryta kopia) i DW (do wiadomości). Używając pola UDW, chronisz prywatność odbiorców i nie naruszasz zasad RODO.
Dowiedz się więcej: DO, DW i UDW – co oznaczają te pola w mailu?
Dobierz odpowiedni temat
W komunikacji profesjonalnej nie powinno się korzystać z clickbaitowych tytułów ani pozostawiać tego pola pustego. Dlaczego? Pusty temat to szybka droga do kosza lub folderu spam. Z kolei tytuły w stylu „PRZECZYTAJ TO NATYCHMIAST!" działają odstraszająco.
Temat maila powinien być jasny, przejrzysty i wskazywać na cel komunikacji. Jak napisać e-mail? Przykłady dobrych tematów to np.:
- „Oferta hostingu dla firmy X -- prośba o kontakt”
- „Pytanie o możliwość współpracy – firma XYZ”
- „Potwierdzenie spotkania 15.12 o godz. 14:00”
Wiadomości, które są zatytułowane w ten sposób, wyglądają na autentyczne i nie wzbudzają podejrzeń.
Zasady pisania e-maila: przekaż jasno i przejrzyście swoją wiadomość
Zastosuj zasadę odwróconej piramidy – najważniejsze informacje umieść na początku. Mało kto ma dzisiaj chęć i czas na czytanie długich tekstów. Dlatego trzeba od razu napisać, o co chodzi, a dopiero potem wchodzić w detale.
Jak się pisze e-mail? Przykłady dobrych otwarć maila to np.:
- „Piszę w sprawie Państwa zapytania o usługi naszej firmy.”
- „Chciałbym umówić się na spotkanie w sprawie nowej strony internetowej.”
- „W nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej przesyłam szczegóły oferty.”
Jak stworzyć e-maila: organizacja dłuższej treści
Jeżeli mail jest dłuższy, warto zastosować akapity, wyróżnienia w treści, a nawet nagłówki, tak żeby odbiorca mógł łatwo „złapać”, o co chodzi. Długie bloki tekstu zniechęcają do czytania. Lepiej podzielić treść na krótsze fragmenty i używać list wypunktowanych tam, gdzie to możliwe.
Pamiętaj też, że wiele osób czyta e-maile na telefonach – krótsze akapity są znacznie przyjemniejsze na małych ekranach.
Podaj namiary kontaktowe na siebie
Mail zazwyczaj jest wysyłany z intencją, żeby ktoś na niego odpisał. Warto więc podać odbiorcy konkretne namiary na siebie, w tym telefoniczne. Dobra stopka e-mail powinna zawierać Twoje imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu i adres strony internetowej firmy. To buduje profesjonalny wizerunek i ułatwia kontakt.
Czy wiesz, że… aplikacja webmailowa Bezpiecznej poczty biznesowej NQ.pl zawiera rozbudowany kreator stopek, dzięki któremu w kilka chwil utworzysz profesjonalny podpis do każdego maila?
Uważaj na załączniki!
Nie załączaj zbyt dużych plików – odbiorca może mieć problem z ich pobraniem, a duże załączniki mogą być „czerwoną flagą” dla systemów antyspamowych. Lepiej podać link do chmury, a załączać jedynie niewielkie dokumenty, np. PDFy z zamówieniem czy katalogiem. Pamiętaj też, żeby zawsze wspomnieć w treści maila o tym, co zawiera załącznik.
Jak napisać e-mail? Przykłady przywitania
Początek maila to wizytówka całej wiadomości. Jak go napisać? Przy pierwszym mailu, gdy nie wiesz, do kogo konkretnie piszesz, możesz użyć określeń „Szanowni Państwo” lub „Szanowny Panie/Szanowna Pani”.
Wolisz uniknąć nadmiernego patosu? Możesz po prostu napisać „Dzień dobry”. Uwaga! „Witam” nie jest zbyt dobrym otwarciem maila. Tego słowa używa się, kiedy kogoś wita w jakiejś przestrzeni, np. w domu albo w gabinecie. Dlatego w e-mailu takie określenie będzie wyglądać nieprofesjonalnie.
Przy dłuższej wymianie wiadomości możesz korzystać, formalnie, z form typu „Panie Marku”, „Pani Ewo” (czyli z użyciem imienia), albo – jeżeli przeszliście na „ty" – po prostu samego imienia jako zwrotu.
Jak się pisze e-mail? Przykłady dobrego przywitania to:
Jak zakończyć e-mail?
Zakończenie maila to równie ważny element jak początek. Jak to zrobić dobrze? Warto powtórzyć, czego oczekujesz w odpowiedzi na wiadomość. Czy chcesz, żeby ktoś do Ciebie zadzwonił? A może oczekujesz konkretnych informacji? Napisz to wprost.
Przykłady dobrych zakończeń:
Dobrze napisany mail może otworzyć drzwi do sprzedaży, wzmocnić wizerunek firmy lub ułatwić załatwienie jakiejś sprawy. Zależy Ci, aby każda Twoja wiadomość dotarła bez problemów do adresatów, a korespondencja przechowywana na firmowym serwerze była bezpieczna? Skontaktuj się z nami i zobacz, jak możemy Ci pomóc!
