Prawidłowe zaadresowanie maila wydaje się dość prostym zadaniem. Co jednak, jeżeli chcesz, aby kopia wiadomości trafiła do współpracowników albo nie chcesz ujawniać im nawzajem swojej tożsamości – gdy wysyłasz wiadomość do grupy odbiorców? To właśnie sytuacje, w których warto znać znaczenie pól „DO”, „DW” oraz „UDW”. Wyjaśniamy je.
DO, DW, UDW – co to znaczy?
Bez względu na to, z jakiego programu pocztowego korzystasz, na pewno zdarzyło Ci się zauważyć, że w oknie wysyłania wiadomości zazwyczaj są dostępne trzy opcje adresatów – są to DW, UDW oraz DO. Opcjonalnie możesz się spotkać ze skrótami „TO”, „CC” i „BCC”. Wszystkie te pola służą do wskazywania odbiorców wiadomości, jednak każde z nich pełni inną funkcję.
Co to jest pole „DO”/ „TO” w mailu?
Pole „DO”, określane też z angielskiego jako „TO” jest miejscem, w którym wpisuje się adresy głównych odbiorców wiadomości. To tutaj pojawia się więc np. adres klienta, któremu przesyła się ofertę albo fakturę.
Warto wiedzieć, że jeśli w polu „DO” pojawi się więcej niż jeden adresat, mail trafi do wszystkich, każdy odbiorca zobaczy, kto jeszcze otrzymał tę samą wiadomość. Ta opcja jest zatem odpowiednia, gdy chce się zachować pełną transparentność komunikacji.
Uważaj na opcję „DO”, zwłaszcza przy wysyłaniu maili do dużej grupy odbiorców zewnętrznych, np. klientów. Wzajemne ujawnienie ich adresów pocztowych może stanowić naruszenie zasad RODO.
Co to jest DW w mailu?
Skrót DW pochodzi od polskiego określenia „do wiadomości”. Jego angielskim odpowiednikiem jest CC (carbon copy = identyczna kopia). Do tego pola powinny trafić adresy odbiorców dodatkowych wiadomości – a zatem ci, których treść maila może w jakimś stopniu dotyczyć.
Adresatów w polu DW można wpisać np.:
- gdy informuje się współpracowników/przełożonych o postępach w jakiejś sprawie – np. w celu zwiększenia transparentności komunikacji;
- przy komunikacji w większym zespole, aby było jasne, kto ma wgląd do sprawy;
- przy korespondencji z partnerami zewnętrznymi – np. aby klienci wiedzieli, kto w firmie jest zaznajomiony z ich obsługą.
Warto podkreślić, że adresaci z pola DW/CC są widoczni dla wszystkich odbiorców wiadomości.
Co to jest UDW w mailu?
Skrót UDW oznacza „ukryta do wiadomości”. Podobne znaczenie ma jego anglojęzyczny odpowiednik – BCC (blind carbon copy = niewidzialna identyczna kopia). W tym polu umieszcza się adresy odbiorców, których prywatność chce się zachować – adresaci z pola UDW/BCC pozostają niewidoczni dla pozostałych.
Dlatego z UDW korzysta się m.in. podczas masowej wysyłki wiadomości – np. wówczas, gdy chce się zachować zgodność z zasadami RODO. Wpisanie adresatów do tego pola oznacza m.in.:
- zachowanie prywatności odbiorców;
- zwiększenie bezpieczeństwa danych adresatów;
- szansę na uniknięcie niechcianych odpowiedzi i przedłużających się wątków w maili;
- możliwość prowadzenia kontroli nad przekazywanymi informacjami w poufny sposób.
Warto podkreślić, że adresaci z pola DW/CC są widoczni dla wszystkich odbiorców wiadomości.
UDW a DW: na czym polega różnica?
Różnica między polami UDW a DW polega na jawności adresów odbiorców. Ci, którzy są wpisani do sekcji DW są widoczni dla wszystkich adresatów maila, a ci z pola UDW pozostają anonimowi dla wszystkich poza nadawcą komunikatu.
Z pól DW i UDW możesz korzystać również w aplikacji webmail od NQ.pl w ramach naszej Bezpiecznej Poczty Biznesowej. Sprawdź nasze rozwiązania, zwłaszcza jeśli chcesz zabezpieczyć komunikację mailową przed cyberatakami i wyciekami informacji. Stosujemy technologie, które gwarantują spokój oraz bezpieczeństwo i zapewniamy szybką, bezpłatną migrację. Poznaj szczegóły i świadomie korzystaj z opcji DW i UDW!
