Profesjonalna stopka w mailu firmowym to jeden z fundamentów profesjonalnej komunikacji elektronicznej. Jej zastosowanie to nie tylko sposób na przekazanie danych kontaktowych, ale i na wywołanie pożądanego wrażenia i wzmocnienie określonego wizerunku marki. Pozostaje więc pytanie, jak ją zrobić? Poznaj nasze wskazówki techniczne i nie tylko.
Stopka – więcej niż podpis w mailu
W teorii można by było podpisywać oddzielnie każdego maila wysyłanego do klienta czy kontrahenta. Gdy jednak codziennie tworzy się dziesiątki wiadomości, byłoby to niepraktyczne – zwłaszcza że ten proces można zautomatyzować, dodając stopkę w mailu.
Stopka mailowa wcale nie musi być „surowym” podpisem – z imieniem i nazwiskiem, stanowiskiem czy numerem telefonu. Może przyjąć formę eleganckiej grafiki, która wpisuje się w system identyfikacji wizualnej marki. Wówczas staje się ona profesjonalną wizytówką cyfrową, która przestaje być czysto informacyjnym komunikatem.
Zainteresuje Cię też: Jak założyć mail z własną domeną?
Jak zrobić stopkę w mailu?
Istnieje kilka sposobów na to, aby powstała elegancka stopka mailowa. Zanim jednak zaczniesz ją przygotowywać, sprawdź, czy masz pod ręką logotyp firmy w formie pliku graficznego, a także zdjęcie, które umieścisz w podpisie do wiadomości. Oba elementy nadadzą jej profesjonalizmu. Jeżeli wszystko jest gotowe, możesz wybrać sposób przygotowania stopki. Oto trzy opcje, z których możesz skorzystać.
1. Samodzielne zaprogramowanie stopki mailowej
Jeżeli znasz podstawy HTML oraz CSS, możesz samodzielnie zakodować ten element. Dzięki temu zyskasz pełną dowolność, gdy chodzi o jej layout czy zawartość. Jednak samodzielne programowanie stopki może być czasochłonne – szczególnie w kontekście dopracowania CSS. To przy jego pomocy ustalisz kolorystykę, fonty, marginesy czy pozycję poszczególnych elementów stopki mailowej.
Tak przygotowany element możesz wkleić w ustawieniach klienta pocztowego, aby dodawał się automatycznie do każdego wysyłanego maila.
2. Skorzystanie z kreatora stopek w mailu
Aby stworzyć stopkę w mailu, możesz też skorzystać z licznych kreatorów, które są ogólnie dostępne w Internecie. Pamiętaj jednak, że część z tych rozwiązań jest płatnych, a inne wiążą się z dużymi ograniczeniami. Jednak zazwyczaj stworzenie podpisu w mailu przy pomocy kreatora jest bardzo proste. Wystarczy wybrać kolorystykę, styl, dodać grafiki i wpisać wybrane dane. Potem pozostaje jedynie skopiować kod HTML albo pobrać wersję pliku .png czy .jpg do wklejenia do ustawień programu pocztowego.
3. Stworzenie stopki do maila firmowego w aplikacji webmail
Korzystasz z profesjonalnego programu pocztowego? Jeżeli tak, być może aplikacja webmailowa Twojego dostawcy daje Ci dostęp do opcji samodzielnego stworzenia rozbudowanej stopki/podpisu w mailu. To proste, szybkie i bezpieczne rozwiązanie, ponieważ gdy tylko przygotujesz ten element, możesz go w kilka chwil zapisać – tak, aby dodawał się do wysyłanej korespondencji.
Taka opcja jest dostępna w Bezpiecznej Poczcie Biznesowej od NQ.pl. Wystarczy kilka kliknięć, aby skorzystać z nowoczesnych, profesjonalnych szablonów, wypełnić je swoimi danymi i grafikami. Prościej się nie da. Gotową stopkę wykorzystasz także, jeżeli poczty używasz za pośrednictwem klienta pocztowego, np. Outlooka czy Thunderbirda.
Czy wiesz, że? Bezpieczna Poczta Biznesowa od NQ.pl to skuteczny sposób na zadbanie o pełne bezpieczeństwo oraz poufność korespondencji firmowej. Zapewniamy szereg niezawodnych zabezpieczeń przed spoofingiem i innymi cyberprzestępstwami oraz aż 3 miesiące przechowywania kopii zapasowych.
Stopka mailowa – co w niej umieścić i jak sprawić, by wyglądała profesjonalnie?
Już wiesz, jak zrobić stopkę w mailu od strony technicznej. Pozostaje jednak pytanie, co w niej umieścić i jak ją zaprojektować, aby robiła dobre wrażenie i dostarczała wszystkie potrzebne dane.
Gdy chodzi o zawartość, zazwyczaj w stopce pojawiają się:
- podstawowe dane kontaktowe do osoby wysyłającej maila (tj. imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, nr telefonu + ewentualnie preferowane formy kontaktu);
- dane firmy (np. NIP, REGON, adres – przydatne jako dane do wystawienia faktury);
- logo firmy i (opcjonalnie) zdjęcie nadawcy;
- linki – np. do strony firmy, jej profili na mediach społecznościowych itp.
Warto również rozważyć dodanie hasła przewodniego marki czy dodatkowych komunikatów wizerunkowych – np. logotypów nagród otrzymanych przez firmę czy prośby o niedrukowanie zawartości wiadomości w trosce o środowisko.
Pod kątem graficznym najlepiej, aby stopka mailowa była prosta, przejrzysta i zawierała elementy wpisujące się w system identyfikacji wizualnej marki. W wersji minimum będzie to logotyp firmy. Można również zadbać o spójność kolorystyki czy fontów. Uwaga! Warto zatroszczyć się także o to, aby stopka była responsywna – tj. dobrze wyświetlała się zarówno przy odczytywaniu maili na komputerze, jak i np. na smartfonie. Dlatego najlepiej korzystać z niej w wersji kodu HTML, a nie pliku graficznego.
Podsumowując, przygotowanie profesjonalnego podpisu w mailu nie jest trudne, a skorzystanie z tej opcji przynosi wiele korzyści. Warto więc po nie sięgnąć. Potrzebujesz więcej informacji na temat stopki lub innych funkcji Bezpiecznej Poczty Biznesowej od NQ.pl? Zapraszamy do kontaktu!
