„Proszę mi to wysłać na maila” – jak często słyszysz taki komunikat od obecnych lub przyszłych klientów? Poczta elektroniczna to absolutna codzienność w działalności niemal każdej firmy. Ale czy wiesz, jak napisać e-mail biznesowy, żeby osiągnąć sukces? Podpowiadamy!
Krok 1: wysyłaj e-maile biznesowe z adresu, który brzmi profesjonalnie
Jaki jest adres Twojego e-maila firmowego? Jeżeli to coś w stylu firmax@gmail.com albo – jeszcze gorzej – nazwafirmy@buziaczek.pl – można powiedzieć, że przegrywasz już na starcie. Dlaczego? Odwróć na chwilę sytuację i zastanów się, jak Ty reagujesz na wiadomości otrzymane z takich adresów. Czy traktujesz je poważnie? Czy wierzysz ich treści? I – co jeszcze ważniejsze – czy filtr antyspamowy w Twojej poczcie w ogóle je „przepuszcza”? Może być trudno!
Dlatego trzymaj się prostej zasady: e-maile biznesowe pisze się z oficjalnych adresów poczty w domenie firmy, czyli np. jan.kowalski@nazwatwojejfirmy.pl. Dzięki temu odbiorca ma od razu pewność, że koresponduje z podmiotem, któremu może zaufać.
Czytaj więcej: Jak założyć mail z własną domeną?
Krok 2: zadbaj, by skrzynka, z której wysyłasz e-maile firmowe, była wiarygodna dla serwerów odbiorczych
Zasada jest prosta: nigdy nie używaj skrzynki firmowej np. do wysyłania masowej korespondencji e-mail marketingowej. Może to sprawić, że Twój adres trafi na czarną listę. Zła reputacja domeny nadawczej, a do tego brak właściwej konfiguracji protokołów SPI, DKIM czy brak mechanizmu DMARC mogą sprawić, że nawet najlepiej napisana oferta nie dotrze do adresata i cały trud pójdzie na marne.
Czy wiesz, że… Bezpieczna poczta biznesowa od NQ.pl w standardzie zapewnia SPI, DKIM oraz DMARC, co pozytywnie wpływa na dostarczalność e-maili fimowych do odbiorców.
Krok 3: pozyskaj zgodę na przesłanie e-maila firmowego
Przepisy prawa są nieubłagane: nie możesz wysłać oferty do klienta, jeśli ten nie wyraził na to zgody. Dlatego zanim przekażesz e-maila biznesowego, upewnij się, że masz na to pozwolenie. Możesz je uzyskać np. w rozmowie telefonicznej lub gdy klient zaznaczy odpowiednią zgodę – choćby zapisując się na newsletter czy zakładając konto w Twoim e-sklepie. Możliwości jest wiele.
Krok 4: zastanów się, jak zacząć mail służbowy
Podstawowa kwestia przy pisaniu e-maila biznesowego to dobry tytuł wiadomości. To ten element Twój odbiorca zobaczy jako pierwszy. Dlatego musi być on wystarczająco treściwy i wiarygodny, aby korespondencja została zauważona i odczytana. Pisząc maila firmowego, unikaj clickbaitowych tytułów i nadmiernie „krzykliwego” języka. W ten sposób strzelisz sobie w stopę – zwłaszcza w dobie uporczywego spamu i wszechobecnego phishingu.
Jak zatem zatytułować maila? Jak zacząć e-mail służbowy? Konkretnie – np. „Propozycja współpracy w zakresie…”; „Produkt/usługa – indywidualna oferta”.
Krok 5: Napisz maila biznesowego zgodnie z zasadami
Jakie są zasady pisania biznesowego maila? Jak napisać oficjalny mail? Pamiętaj, że ta korespondencja musi skupiać się na tym, co interesuje Twojego odbiorcę. Zapewne formułujesz jej treść z myślą o sprzedaży. A skoro tak, musisz pokazać potencjalnemu klientowi/kontrahentowi, dlaczego powinien wybrać Twoje rozwiązanie. Jak to zrobić?
Wykaż zrozumienie potrzeb/problemów, z którymi mierzy się Twój klient – oczywiście w kontekście produktów lub usług, które możesz mu zaproponować.
Operuj językiem korzyści – pokaż, jak cechy Twoich produktów przełożą się na konkretne „zyski” dla klienta. Ale uwaga! Nie przesadź z hurraoptymizmem i nie koloryzuj rzeczywistości. Tak możesz sobie tylko zaszkodzić.
Przekaż konkrety – np. wskaż konkretne produkty lub rozwiązania wybrane dla odbiorcy. Nie obawiaj się również podać ceny.
Zadbaj o odpowiedni język e-maila biznesowego – ton takiej wiadomości powinien być dość oficjalny, ale nie oschły; dlatego pisz „po ludzku”, ale z zachowaniem uprzejmego dystansu. Ważne, aby e-mail firmowy zawierał zwrot grzecznościowy na początku (zwłaszcza jeżeli to pierwsza wymieniana wiadomość) oraz na końcu.
Podpisz się pod wiadomością – nie wysyłaj e-maila firmowego „bezosobowo”. Daj odbiorcy namiary na konkretną osobę, z którą może się kontaktować, aby omówić szczegóły współpracy.
Krok 6: Zadbaj o profesjonalny wygląd e-maila firmowego
W tym kontekście szczególnie istotna będzie stopka mailowa. To w niej powinny się znaleźć dane nadawcy. Warto jednak zatroszczyć się o to, aby prezentowała się estetycznie. Powinna zawierać logo firmy, a także – opcjonalnie – zdjęcie autora wiadomości. Dzięki temu nadasz mailowi bardziej profesjonalnego wyglądu.
Zobacz więcej: Profesjonalna stopka w mailu – jak ją stworzyć?
