Mail to ważne narzędzie sprzedażowe. Przy jego pomocy codziennie komunikujesz się z klientami. Czas odpowiedzi na ich zapytania ma znaczenie. Co zatem, jeżeli planujesz dłuższą nieobecność w biurze? W takiej sytuacji warto ustawić autoresponder. Zobacz, co to jest oraz dlaczego i jak skorzystać z takiej opcji.
Co to autoresponder? Automatyczna odpowiedź w praktyce
Autoresponder to automatyczna odpowiedź na wiadomości, które docierają na daną skrzynkę mailową. Jest ustawiony najczęściej przy zaplanowanej dłuższej nieobecności pracownika i ma za zadanie poinformowanie nadawcy:
- że dana osoba jest obecnie niedostępna;
- co może zrobić, aby załatwić swoją sprawę – zwłaszcza jeżeli nie chce lub nie może czekać na powrót adresata maila do pracy.
Warto też wspomnieć, że autorespondery są wykorzystywane w e-mail marketingu. W tym kontekście chodzi o automatyczne wiadomości, które docierają do klientów np. po zapisaniu się na newsletter czy złożeniu zapytania. W tę kategorię wpisują się również tzw. „mailer deamony”, czyli maile o problemach z dostarczeniem wiadomości do adresata. Jednak z perspektywy codziennej działalności firmy szczególnie ważna jest opcja biurowa.
Po co ustawiać autoresponder?
Autoresponder typu „przebywam poza biurem” to narzędzie, którego wykorzystanie przyniesie kilka korzyści biznesowych.
Podtrzymanie kontaktu z odbiorcą
Autoresponder zapobiegnie sytuacjom, w których wysyłający wiadomość będzie się mierzyć z „głuchą ciszą”. Dostanie natychmiast odpowiedź i zyska możliwość świadomego zadecydowania – czy np. czekać na powrót danego pracownika, czy podjąć kontakt z kimś innym.
Budowanie wizerunku firmy i lojalności klienta
Ustawienie autorespondera to komunikat o szacunku dla klienta – jego czasu i potrzeb. Odbiorca, który otrzyma taką odpowiedź, nie będzie sfrustrowany i nie wystawi negatywnej opinii. Jeżeli odpowiednio przygotujesz komunikat typu „przebywam poza biurem” – Twoja firma wyda się też bardziej „ludzka”.
Uniknięcie problemów związanych z opóźnioną odpowiedzią
Autoresponder może się też przydać, gdy firma mierzy się z dużą liczbą zapytań/zamówień, przez co pracownicy nie będą błyskawicznie reagować na każdego maila. Jeżeli w takiej sytuacji kupujący otrzyma wiadomość z prośbą o cierpliwość – zmniejszają się szanse na to, że pójdzie do konkurencji.
Jak napisać autoresponder? Wzór i przykłady
Jak ustawić „zwrotkę”? Zacznij od przygotowania jej treści, która będzie uzależniona od specyfiki sytuacji. Najczęściej jednak należy zadbać o:
- komunikatywny tytuł wiadomości – tak, aby użytkownik od razu wiedział, że otrzymuje „zwrotkę”;
- krótką informację wyjaśniającą, dlaczego jest wysyłany autoresponder;
- wiadomość o tym, do kiedy przebywa się poza biurem;
- wskazanie rozwiązań w tej sytuacji – np. przekazanie namiaru do osoby, która w danym momencie przejęła obowiązki pracownika na urlopie.
Jak więc może wyglądać przykład autorespondera?
Temat: Urlop 1-15.08 2025
Wiadomość:
Dzień dobry, w dniach od 1 do 15 sierpnia 2025 r. przebywam na urlopie. Na wszystkie wiadomości odpowiem tuż po powrocie.
Jeżeli sprawa jest pilna lub potrzebna jest szybka odpowiedź – proszę o kontakt z Janem Kowalskim, który zastępuje mnie w czasie nieobecności: [e-mail, telefon].
Dziękuję za wyrozumiałość.
Z poważaniem,
[imię i nazwisko].
Taki wzór autorespondera sprawdzi się w wielu sytuacjach.
Jak ustawić autoresponder?
Ustawienie automatycznej odpowiedzi jest możliwe, zarówno jeżeli korzystasz z klienta pocztowego, jak i gdy obsługujesz skrzynkę przez aplikację webmail – także tę w NQ.pl. Zobacz, jak ustawić zwrotkę.
Jak ustawić autoresponder w Thunderbird?
W Thunderbirdzie proces konfiguracji wymaga wcześniejszego przygotowania szablonu wiadomości. Najpierw utwórz nowy mail z treścią i tematem Twojego autorespondera, po czym zapisz go jako szablon poprzez menu Plik → Zapisz jako → Szablon.
Następnie przejdź do sekcji Narzędzia → Filtry wiadomości i kliknij „Nowy”. Nadaj nazwę filtrowi, ustaw warunek „Brak warunków – wszystkie wiadomości", a jako akcję wybierz „Odpowiedz używając szablonu" i wskaż wcześniej utworzony szablon. Po zatwierdzeniu filtru Thunderbird automatycznie będzie odpowiadał na każdą przychodzącą wiadomość.
Możesz także ustawić filtr dla autorespondera, aby wiadomości były wysyłane np. wyłącznie, gdy mail przychodzi z domeny innej niż firmowa.
Jak ustawić zwrotkę w Outlooku?
W desktopowej wersji Outlooka przejdź do sekcji Plik → Odpowiedzi automatyczne. Włącz opcję „Wyślij odpowiedzi automatyczne” i opcjonalnie ustaw datę rozpoczęcia oraz zakończenia działania funkcji. Wpisz treść odpowiedzi dla osób wewnątrz organizacji oraz dla osób spoza organizacji (jeżeli chcesz dokonać takiego podziału). Na koniec kliknij OK, aby zapisać ustawienia nieobecności.
Czytaj również: Outlook czy Thunderbird?
Jak ustawić automatyczną odpowiedź w aplikacji webmail?
W aplikacjach webmail, takich jak ta dostępna w panelu hostingowym bezpiecznej poczty biznesowej NQ.pl, proces jest jeszcze prostszy. Po zalogowaniu się do webmaila poszukaj w ustawieniach opcji automatycznych odpowiedzi lub autoresponder. Wpisz temat oraz treść wiadomości, określ ramy czasowe wysyłania automatycznej odpowiedzi i zapisz ustawienia. Zajmie Ci to kilka chwil.
Autoresponder to tylko jedno z wielu udogodnień, z których możesz skorzystać w ramach usługi pocztowej w NQ.pl. Zapoznaj się z nią bliżej i zadbaj o bezpieczeństwo oraz profesjonalizm korespondencji firmowej wspólnie z nami.
