Włamanie na pocztę firmową? To jeden z tych scenariuszy, których nie chcesz sobie wyobrażać. Doskonale wiesz, jak wiele wrażliwych danych tam trafia – kontrakty, dane klientów, poufne rozliczenia. Jak zatem zabezpieczyć się przed wyciekiem danych? Po pierwsze: nie pozwól hakerowi zalogować się do swojej poczty. Zobacz, jak włączyć uwierzytelnianie dwuskładnikowe i dlaczego warto.
Dlaczego samo hasło w poczcie to za mało?
Statystyki są bezlitosne – coraz więcej przedsiębiorstw pada ofiarami cyberataków. Poczta elektroniczna to najczęściej wybierany cel, ponieważ stanowi prawdziwą kopalnię informacji i… można się na nią łatwo włamać, a nawet po prostu zalogować.
Zastanawiasz się, dlaczego samo hasło to za mało? Otóż nawet najbardziej skomplikowane kombinacje można złamać i to dość prosto. Cyberprzestępcy używają coraz bardziej wyrafinowanych metod – od ataków brute force po wykorzystywanie wycieków z innych serwisów. Często też sami nieświadomie „oddaje się” hasła oszustom, którzy podszywają się pod banki czy popularne serwisy – tak działa phishing..
Z tego powodu uwierzytelnianie dwuskładnikowe powinno być standardem – zwłaszcza z biznesie.
Co to jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe?
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) to metoda zabezpieczenia, która wymaga podania dwóch różnych form potwierdzenia tożsamości przed uzyskaniem dostępu do konta. To jak dodatkowa kłódka na drzwiach – nawet jeśli ktoś zdobędzie klucz (hasło), nadal musi „wylegitymować się”, aby przejść dalej.
W kontekście poczty elektronicznej oznacza to, że haker, który w jakiś sposób zdobył Twoje hasło nadal nie będzie mógł się zalogować. Będzie potrzebować również np. dostępu do Twojego telefonu, aplikacji uwierzytelniającej lub innego elementu, który stanowi drugi składnik zabezpieczenia. A to już znacznie większe wyzwanie i bariera, przez którą trudno się przebić.
Co to znaczy uwierzytelnianie w praktyce?
Uwierzytelnienie to proces potwierdzania, że osoba próbująca się zalogować to rzeczywiście właściciel konta. Jak to wygląda? W tradycyjnym modelu wystarczy podanie nazwy użytkownika i hasła. Dwuskładnikowe uwierzytelnianie wymaga dodatkowej autoryzacji.
Mechanizm działa następująco:
podajesz standardowe dane logowania (nazwa użytkownika i hasło);
system sprawdza ich poprawność i, jeśli są prawidłowe, przechodzi do drugiego etapu;
musisz potwierdzić swoją tożsamość dodatkowym sposobem – kodem z SMS-a, aplikacji uwierzytelniającej lub innym elementem (w zależności od zastosowanego rozwiązania);
dopiero po pozytywnej weryfikacji obu składników otrzymujesz dostęp do konta.
To podejście opiera się na zasadzie łączenia różnych kategorii uwierzytelnienia. Pierwszy składnik to zwykle „coś, co znasz” (hasło), a drugi to „coś, co masz” (telefon, aplikacja, klucz fizyczny) lub „coś, czym jesteś” (odcisk palca, rozpoznawanie twarzy).
Jakie są dostępne formy dwuskładnikowego uwierzytelnienia?
Nie wszystkie metody 2FA są jednakowo bezpieczne i wygodne. Wybór odpowiedniej formy zależy od poziomu ryzyka w Twojej firmie oraz preferencji użytkowników.
SMS z kodem jednorazowym to najpopularniejsza forma dwuskładnikowego uwierzytelnienia. Po podaniu hasła otrzymujesz na telefon wiadomość z kilkucyfrowym kodem, który musisz wprowadzić w odpowiednim polu. To rozwiązanie jest proste w użyciu, ale ma ograniczenia – SMS-y mogą być przechwytywane, a technika zwana „SIM swapping” pozwala przejąć kontrolę nad numerem telefonu.
Aplikacja uwierzytelniająca to inna opcja. Programy takie jak Google Authenticator czy Microsoft Authenticator generują kody jednorazowe bez potrzeby dostępu do internetu. To oznacza, że nawet jeśli ktoś przechwytuje Twoje połączenie, nie będzie mógł uzyskać dostępu do kodów. A zatem co to jest aplikacja uwierzytelniająca? To program, który po jednorazowej konfiguracji działał samodzielnie na Twoim telefonie, generując unikalne kody co 30-60 sekund.
Sprzętowe klucze bezpieczeństwa zapewniają najwyższy poziom ochrony. To małe urządzenia, które podłączasz do komputera przez USB lub łączysz przez Bluetooth. Nie wymagają instalowania dodatkowego oprogramowania i są praktycznie niemożliwe do przejęcia przez hakerów.
Powiadomienia push to wygodne rozwiązanie dostępne w niektórych aplikacjach. Zamiast przepisywać kod, wystarczy stuknąć w powiadomienie na telefonie, aby potwierdzić logowanie. To szybki i intuicyjny proces, znany np. z aplikacji bankowych, choć skorzystanie z niego wymaga stabilnego połączenia internetowego.
Dane biometryczne, takie jak odcisk palca czy rozpoznawanie twarzy, stają się coraz powszechniejsze, szczególnie w urządzeniach mobilnych. To wygodne i bezpieczne rozwiązanie, choć nie wszędzie dostępne.
Dwuskładnikowe uwierzytelnienie w poczcie – jak to działa?
Wprowadzenie uwierzytelnienia dwuskładnikowego w poczcie elektronicznej to konieczność. Jednak to rozwiązanie niesie za sobą specyficzne wyzwania. Inaczej wygląda to w przypadku dostępu przez przeglądarkę internetową (webmail), a inaczej przy korzystaniu z programów pocztowych takich jak Outlook czy Thunderbird. Jak to działa w praktyce?
Dwuskładnikowe uwierzytelnienie w poczcie przez webmail
Przez webmail zastosowanie 2FA jest stosunkowo proste. Logujesz się standardowo na stronie dostawcy poczty, a po podaniu hasła system prosi o dodatkowe uwierzytelnienie. Możesz wtedy skorzystać z kilku dostępnych wariantów: SMS-a wysłanego na zdefiniowany numer telefonu, wiadomość e-mail wysłana do innej skrzynki, kod wygenerowany przez program np. Google Authenticator lub poprzez użycie sprzętowego klucza, np. Yubikey. Ten proces jest intuicyjny i nie wymaga dodatkowej konfiguracji po stronie użytkownika.
Dwuskładnikowe uwierzytelnienie w poczcie odbieranej przez aplikację
Programy pocztowe stanowią większe wyzwanie. Protokoły IMAP, POP3 i SMTP, które wykorzystują do komunikacji z serwerem, nie zostały pierwotnie zaprojektowane z myślą o dwuskładnikowym uwierzytelnieniu. To prowadzi do problemów praktycznych – jak wygenerować kod w aplikacji uwierzytelniającej za każdym razem, gdy program pocztowy próbuje pobrać nowe wiadomości? Czy robić to co minutę?
Niektóre firmy hostingowe próbowały rozwiązać ten problem, wprowadzając system, który wysyła płatne SMS-y za każdym razem, gdy użytkownik uruchamia program pocztowy. W praktyce może to być bardzo niewygodne – wyobraź sobie otrzymywanie wielu SMS-ów dziennie, gdy łączysz się z pocztą. Właśnie dlatego w NQ.pl poszliśmy inną drogą.
Jak działa 2FA w poczcie NQ.pl?
Nasza odpowiedź na to wyzwanie w Bezpiecznej Poczcie Biznesowej opiera się na sprawdzonym podejściu zastosowanym m.in. w usłudze GMail.com. Zastosowaliśmy system haseł aplikacyjnych, który łączy maksimum bezpieczeństwa z wygodą użytkowania. Jak to działa?
- Główne hasło znane użytkownikowi pozwala na zalogowanie się wyłącznie do webmail, ale ten kanał jest zabezpieczony dwuskładnikowym uwierzytelnieniem. Możesz korzystać z bezpłatnych (!) SMS-ów, aby potwierdzić swoją tożsamość.
- Z kolei programy pocztowe łączące się przez protokoły IMAP, POP3 czy SMTP muszą używać odrębnego, dodatkowego, mocnego hasła aplikacyjnego. Hasło aplikacyjne ma wiele znaków, jest skomplikowane i w konsekwencji niezwykle trudne do złamania.
Jak włączyć uwierzytelnianie wieloskładnikowe w tym modelu? Proces jest prosty – aktywujesz 2FA w panelu webmail i postępujesz zgodnie z instrukcjami. Potem nie musisz wprowadzać kodów przy każdym sprawdzeniu poczty, a jednocześnie Twoje konto pozostaje chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
Jak jeszcze zadbać o bezpieczeństwo poczty?
Samo dwuskładnikowe uwierzytelnianie to już znaczący krok w stronę bezpieczeństwa, ale to nie wszystko. Kompleksowa ochrona poczty elektronicznej wymaga zastosowania kilku warstw zabezpieczeń.
Konfigurowalny firewall pocztowy to kolejny ważny element obrony, który pozwala na ograniczenie dostępu do skrzynki na podstawie różnych kryteriów – np. lokalizacji geograficznej, adresów IP czy pory dnia. Przykładowo, jeśli Twoja firma działa wyłącznie w Polsce, możesz zablokować próby logowania z innych krajów. Firewall może również blokować podejrzane adresy IP, które wcześniej były związane z atakami, lub ograniczać liczbę prób logowania z jednego adresu. To chroni przed atakami brute force.
Równie ważne są protokoły uwierzytelniania nadawcy takie jak SPF, DKIM i DMARC. Są to rozwiązania, które chronią przed spoofingiem – podszywaniem się pod Twój adres e-mail. Dzięki nim odbiorcy Twoich wiadomości mogą być pewni, że rzeczywiście pochodzą one od Ciebie, a nie od oszusta.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak skutecznie zabezpieczyć pocztę firmową? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci wybrać rozwiązania odpowiednie dla Twojego biznesu i bezpłatnie przeprowadzimy migrację od obecnego dostawcy.
