Poczta firmowa to jedno z kluczowych narzędzi komunikacji – tej z klientami, kontrahentami, ale także z urzędami. Wyobraź sobie, że Twoje maile nagle zniknęły albo że przypadkiem zdarzyło Ci się usunąć kluczową wiadomość dla ważnego kontraktu. Czy to już koniec gry? Niekoniecznie. Odzyskiwanie utraconej poczty jest możliwe, ale pod pewnymi warunkami. Sprawdź, jakimi.
Odzyskiwanie wiadomości z poczty – jak to zrobić?
Odzyskiwanie maili może być w pewnych sytuacjach sprawą „życia lub śmierci”. To, czy i jak uzyskać podobny dostęp do utraconych lub przypadkiem skasowanych wiadomości, zależy od wykorzystywanego systemu pocztowego oraz serwera, na którym są przechowywane dane.
Masz pocztę firmową na Gmailu lub w podobnym serwisie i korzystasz z niej w przeglądarce
Poczta firmowa na Gmailu lub w podobnym serwisie? To rozwiązanie, które ma wiele plusów, zwłaszcza gdy prowadzisz mały biznes. Co jednak dzieje się w sytuacji, kiedy przypadkowo skasujesz lub w inny sposób stracisz ważnego maila? Oto, co możesz zrobić, aby odzyskać wiadomości z poczty tego typu.
- Po pierwsze sprawdź „Kosz”. Przy standardowej konfiguracji skrzynki wiadomości trafiają do kosza w pierwszej kolejności. Są tam przechowywane przez jakiś czas, zazwyczaj przez 30 dni. Jeżeli tak jest również w przypadku utraconych przez Ciebie wiadomości, z dużym prawdopodobieństwem szybko je odzyskasz. Wystarczy „wyjąć” je z kosza i przywrócić do skrzynki odbiorczej lub innego folderu docelowego.
- A co, jeśli wiadomości nie trafiły do kosza albo upłynął czas ich tymczasowego przechowywania? Wtedy zaczynają się „schody”. W zdecydowanej większości przypadków nie ma możliwości odtworzenia utraconych maili po 30 dniach.
Dlaczego jest to tak problematyczne? Wynika to ze specyfiki e-maili. Nie są one zwykłymi plikami, które można odnaleźć na dysku lokalnym w komputerze. Dlatego nie można po prostu sięgnąć po oprogramowanie do odtwarzania danych, aby odzyskać wiadomości.
Co możesz zrobić w takiej sytuacji? Jeżeli Twoje konto na Gmailu zostało np. shackowane, możesz zwrócić się do Google o próbę odtworzenia utraconych wiadomości. W większości przypadków nie można jednak liczyć na powodzenie takiej akcji.
Korzystasz z poczty przez Outlooka
Korzystasz firmowej poczty przez Outlooka lub podobnego programu pocztowego? Jeżeli e-maile zostały zapisane fizycznie na komputerze, istnieje szansa na ich „wyciągnięcie” z dysku HDD, SSD czy pendrive’a. W takiej sytuacji mogą pomóc narzędzia do odzyskiwania danych.
Trzeba jednak pamiętać, że:
- za takie oprogramowanie (lub usługę realizowaną przez specjalistów IT) trzeba zazwyczaj zapłacić;
- nie ma 100% pewności, że maile zostaną odzyskane.
Mimo wszystko istnieje więc ryzyko, że strata będzie nieodwracalna lub że odzyskiwanie wiadomości z poczty będzie oznaczać duży wydatek.
Korzystasz z bezpiecznej poczty biznesowej
Maile firmowe najlepiej umieścić na zaufanym serwerze hostingowym – tak, aby mieć pewność, że są naprawdę dobrze chronione, nie tylko na wypadek utraty. Z takiego rozwiązania możesz skorzystać np. w ramach bezpiecznej poczty biznesowej od NQ.pl.
Co stanie się w sytuacji, gdy utracisz ważne wiadomości? Odzyskiwanie maili będzie proste, bezproblemowe i nie wygeneruje dodatkowych kosztów. Jak to dokładnie działa?
Jeśli korzystasz z protokołu IMAP (najpopularniejszego, który zapewnia, że wszystkie wiadomości mailowe pozostają na serwerze, a nie są pobierane na urządzenia końcowe), będzie to bardzo proste. Otóż:
- NQ.pl codziennie rano wykonuje kopie zapasowe całej poczty.
- Backupy są przechowywane bezpłatnie przez okres 3 miesięcy.
- Jeżeli w tym czasie okaże się, że któraś wiadomość została omyłkowo skasowana lub utracona, będzie możliwość jej błyskawicznego odtworzenia z kopii zapasowej.
Jak odzyskać skasowane maile w tym scenariuszu?
Klient NQ.pl, który korzysta z poczty firmowej, kontaktuje się z naszym zespołem i prosi o odtworzenie zagubionych/utraconych wiadomości.
Najłatwiej jest, jeśli wiadomo, którego dnia dnia taki mail przyszedł lub „wisiał” na skrzynce. Jeśli takiej informacji nie ma, zapewniamy wsparcie przy poszukiwaniu zaginionej wiadomości.
Zespół NQ.pl odtwarza cały folder skrzynki pocztowej z danego dnia, a poszukiwana wiadomość powinna się po zakończeniu tego procesu znaleźć w skrzynce odbiorczej lub nadawczej (w zależności od tego, skąd oryginalnie pochodziła).
A co, jeśli utracona wiadomość pojawiła się w skrzynce mailowej pomiędzy sesjami archiwizacji? Jeśli obawiasz się, że tak się stanie, możesz skorzystać z dodatkowego zabezpieczenia, które oferuje NQ. Chodzi o usługę SEJFmail.
W jej ramach każda wiadomość wychodząca oraz przychodząca jest natychmiast archiwizowana. Odbywa się to w tle i we w pełni automatyczny sposób. Nie ma więc ryzyka bezpowrotnej utraty jakichkolwiek danych z poczty. Z tego rozwiązania korzystają m.in. firmy i instytucje podlegające nadzorowi przez KNF. Jest ono jednak dostępne dla każdego zainteresowanego.
Bezpieczne maile, bezpieczny biznes
Odzyskanie wiadomości z poczty może być prawdziwym zbawieniem, zwłaszcza gdy danych nie da się odtworzyć w żaden inny sposób. Dlatego warto prowadzić skrzynkę firmową na serwerze z obsługą gwarantującą bezpieczeństwo wiadomości. To niewielka inwestycja, dzięki której można zaoszczędzić ogrom czasu, nerwów oraz pieniędzy.
Nie chcesz się już martwić o odzyskiwanie wiadomości z poczty? Jak pokazuje powyższa analiza, wcale nie musisz. Postaw na dostęp do profesjonalnych usług i śpij spokojnie. Odzyskiwanie wiadomości nie będzie trudne ani bolesne.
Porozmawiaj o bezpiecznej poczcie z naszymi doradcami. Zapraszamy!
