Wysyłasz wiadomość do wielu adresatów jednocześnie? Poszczególni odbiorcy wcale nie muszą wiedzieć o swoim istnieniu! Rozwiązaniem jest ukryta kopia, czyli UDW w mailu. Zobacz, co to jest i jak wysłać taką korespondencję. To proste!
Co to jest ukryta kopia wiadomości?
Ukryta kopia to funkcja w programach pocztowych, która pozwala wysłać wiadomość do wielu odbiorców bez ujawniania ich adresów e-mail pozostałym adresatom. To narzędzie, dzięki któremu będzie Ci łatwiej zachować profesjonalizm prowadzenia korespondencji oraz zadbać o poufność, choćby w kontekście ochrony danych osobowych.
Co znaczy UDW, a co BCC?
UDW to skrót od "Ukryci Do Wiadomości", natomiast BCC (Blind Carbon Copy) to jego angielski odpowiednik. Obie nazwy oznaczają dokładnie to samo – chodzi o pole w programie pocztowym, które pozwala ukryć listę odbiorców wiadomości. Bez względu na to, które określenie widzisz, umieszczenie w polu obok maila adresata spowoduje jego ukrycie.
DW a UDW – na czym polega różnica?
DW (Do Wiadomości) i UDW (Ukryci Do Wiadomości) to dwa różne sposoby dodawania odbiorców kopii wiadomości.
- Przy użyciu DW wszyscy adresaci widzą, kto otrzymał kopię e-maila.
- W przypadku zastosowania UDW w mailu lista odbiorców pozostaje ukryta – nikt nie wie, kto jeszcze otrzymał wiadomość.
Możesz więc świadomie wybrać tę opcję, która lepiej odpowiada Twoim potrzebom przy wysyłaniu korespondencji. Można też skorzystać z obu funkcji jednocześnie.
Kiedy mail z ukrytą kopią to dobre rozwiązanie?
Ukryta kopia sprawdza się w wielu sytuacjach biznesowych, zwłaszcza gdy priorytetami są dyskrecja i profesjonalizm. Jej najważniejsze zastosowania to:
wysyłka mailingu do klientów – gdy wysyłasz tę samą wiadomość, np. newsletter, do wielu odbiorców jednocześnie;
komunikacja przy rekrutacji – w przypadku wysyłania informacji do wielu kandydatów;
korespondencja wewnętrzna – np. gdy pracownik chce poinformować przełożonego o problemie, nie ujawniając tego innym odbiorcom;
archiwizacja – UDW daje możliwość przesłania kopii ważnej korespondencji na dodatkowy adres.
Jak wysłać mail z ukrytą kopią krok po kroku?
Wysłanie wiadomości z wykorzystaniem ukrytej kopii jest proste, ale wymaga zwrócenia uwagi na kilka szczegółów. Oto jak to zrobić.
Utwórz nową wiadomość – kliknij odpowiedni przycisk w swoim programie pocztowym.
Znajdź pole UDW – jeśli nie jest widoczne, poszukaj przycisku "Pokaż UDW/BCC" lub podobnej opcji w menu
Wprowadź adresy – w polu "Do" wpisz głównego adresata, a w UDW/BCC pozostałych odbiorców.
Sprawdź treść – upewnij się, że wiadomość jest odpowiednio sformułowana i zawiera właściwą wiadomość dla wszystkich odbiorców.
Zweryfikuj listę odbiorców – przed wysłaniem dokładnie sprawdź, czy adresy są wpisane w odpowiednie pola.
Potem wystarczy kliknąć „wyślij”, aby mail dotarł do wszystkich adresatów – tak, aby nie dowiedzieli się oni o sobie nawzajem.
Jakie problemy mogą się pojawić przy wysyłaniu UDW w mailu?
Korzystanie z ukrytej kopii, choć przydatne, może wiązać się z pewnymi wyzwaniami. Najczęstsze problemy to:
- przypadkowe wpisanie adresów w złe pole – zamiast UDW w zwykłe DW;
- kłopoty z dostarczalnością – niektóre serwery mogą traktować masowe wysyłki jako spam;
- trudności z zarządzaniem odpowiedziami – odbiorcy UDW mogą nieświadomie odpowiedzieć wszystkim.
Czy wiesz, że... Bezpieczna poczta biznesowa NQ.pl zapewnia szeroki wachlarz zabezpieczeń przed spamem, spoofingiem i innymi zagrożeniami dla korespondencji firmowej? W aplikacji webmail możesz bez problemu skorzystać z opcji ukrytej kopii.
Podsumowując, ukryta kopia to narzędzie, które znacząco ułatwia profesjonalną komunikację biznesową. Warto nauczyć się z niej korzystać, pamiętając jednocześnie o podstawowych zasadach bezpieczeństwa i dyskrecji. Potrzebujesz więcej informacji? Szukasz dobrego serwera pocztowego dla firmy? Sprawdź naszą ofertę i podejmij współpracę!
