IMAP czy POP3? To pytanie często pada przy wyborze protokołu pocztowego. Czym w ogóle są te pojęcia? Do czego się odnoszą? Jak działają? Poznaj szczegóły, aby podjąć świadomą decyzję podczas konfiguracji serwera pocztowego.
Serwery IMAP i POP3 - co to jest?
IMAP i POP3 to określenia, które odnoszą się do protokołów pocztowych, a więc metod uzyskiwania dostępu do wiadomości mailowych. Mówiąc dokładniej, chodzi o to, gdzie oraz w jaki sposób są przechowywane odbierane i wysyłane maile, a także jak można do nich uzyskać dostęp.
Serwer POP3 – jak to działa?
POP3, czyli Post Office Protocol 3 to starsze rozwiązanie technologiczne. Pozwala ono na korzystanie z poczty e-mail w trybie „offline”. Jak to działa w praktyce?
Kiedy korzystasz z serwera POP3:
- Twój program pocztowy pobiera całą nieprzeczytaną korespondencję na skrzynkę mailową;
- Wiadomości są pobierane z serwera i przechowywane na komputerze lokalnym (tj. np. na folderze na dysku komputera, na którym został uruchomiony Outlook albo inny program pocztowy);
- Maile nie są już dostępne na serwerze – to oznacza, że nie pobierzesz ich ponownie z innego urządzenia; nie zyska też do nich dostępu np. inne pracownik firmy.
Podobnie wygląda sytuacja z mailami wysyłanymi – są one przechowywane tylko na komputerze lokalnym, z którego zostały wysłane; nie ma do nich dostępu z innych urządzeń.
Korzyści POP3 to:
Maksymalna prostota;
Możliwość wygodnej pracy offline – np. w miejscach, gdzie nie ma dobrego dostęp do Internetu;
Minimalne obciążenie serwera pocztowego.
Najważniejsze wady POP3 to:
Niespójna skrzynka pocztowa – kiedy pobierzesz wiadomości z serwera, nie odczytasz ich na innym komputerze czy nawet przy pomocy innej aplikacji;
Ograniczona funkcjonalność – nie da się np. wyszukiwać wiadomości na serwerze, odtworzyć pełnej komunikacji z danym klientem czy posegregować maili do folderów;
Ryzyko przegapienia lub utraty ważnych wiadomości – wiadomość pobraną przez protokół POP3 łatwo stracić z oczu, przez co może np. umknąć nowe zamówienie od klienta czy przypomnienie o płatności; większe jest też ryzyko ich przypadkowego wykasowania z nieodwracalnym efektem.
O ile więc POP3 dobrze działał 20 lat temu, o tyle teraz najpowszechniejszym rozwiązaniem jest protokół IMAP.
Serwer IMAP – jak to działa?
IMAP (Internet Message Access Protocol) działa zupełnie inaczej niż POP3. Przy jego pomocy można korzystać z poczty „online” – czyli w taki sposób, jak robi się to obecnie najpowszechniej.
Jak to działa? W protokole IMAP:
- Wszystkie wiadomości są przechowywane na stałe na serwerze pocztowym, a nie na lokalnym komputerze;
- Przeglądarki pocztowe służą jedynie do przeglądania poczty i zarządzania nią, a nie do pobierania i przechowywania wiadomości;
- Wszystkie wiadomości na serwerze są dostępne po zalogowaniu się z różnych urządzeń – a zatem zawsze masz dostęp do tej samej zawartości.
Te właściwości protokołu IMAP przekładają się na istotne zalety. Najważniejsze to:
- Spójność skrzynki pocztowej – zawiera ona wszystkie wysłane i odebrane wiadomości, bez względu na to, jak się na nią zaloguje użytkownik;
- Automatyczna synchronizacja – co oznacza, że zmiany dokonane w wiadomościach na danym urządzeniu są od razu widoczne na wszystkich innych (czyli np. pracownicy obsługujący tę samą skrzynkę firmową widzą, że dany mail został już odczytany, a ktoś udzielił na niego odpowiedzi; to zapobiega m.in. „dublowaniu się” działań);
- Możliwość korzystania z jednej skrzynki przez wielu użytkowników w tym samym czasie – to szczególnie ważne, jeżeli w firmie działa np. jedna zbiorcza skrzynka z wieloma aliasami pocztowymi;
- Wygoda użytkowania – np. dostęp do opcji wyszukiwania i sortowania maili;
- Większa ochrona maili przed bezpowrotną utratą – dobre serwery pocztowe regularnie tworzą kopie zapasowe, więc nawet jeżeli wiadomość została przypadkowo usunięta, zazwyczaj można ją odtworzyć.
I chociaż protokół IMAP wiąże się z większym obciążeniem serwera pocztowego, w dobie szybkiego Internetu nie stanowi to problemu. Dlatego to rozwiązanie wybiera większość użytkowników bezpiecznej poczty biznesowej NQ.pl
SEJFmail – Twoje maile jeszcze bezpieczniejsze!
Poczta korporacyjna musi być zabezpieczona przed utratą tak, aby ryzyko bezpowrotnego skasowania maila zostało wyeliminowane. Dlatego system poczty NQ.pl może być wzbogacony o usługę SEJFmail. Jak to działa?
Mechanizm automatycznie tworzy kopie zapasowe wysyłanych i dostarczanych maili (w zależności od konfiguracji), bez względu na to, na jakim urządzeniu są one odbierane lub tworzone. Kopie te trafiają do odrębnej, bezpiecznej przestrzeni dysku, która stanowi wirtualny sejf – odpowiednio chroniony i zabezpieczony przed włamaniem. Z takiego rozwiązania korzystają m.in. firmy i instytucje podlegające nadzorowi, np. KNF.
Chcesz się dowiedzieć więcej na temat protokołów POP3 i IMAP w naszej poczcie i wybrać bezpieczne rozwiązania dla swojego biznesu? Zapraszamy do kontaktu!
