Praca z danymi to podstawa działania każdej firmy, a ich sprawna wymiana ma ogromny wpływ na płynność wszelkich procesów. Gdzie przechowywać informacje, aby były łatwo dostępne, a jednocześnie bezpieczne? Rozwiązaniem może być chmura – wirtualny dysk. Zobacz, czym jest takie rozwiązanie i jak je wykorzystać w biznesie.
Wirtualny dysk – co to jest?
Wirtualny dysk to przestrzeń do przechowywania danych, która fizycznie znajduje się na zdalnych serwerach, ale dla użytkownika działa jak zwykły folder w komputerze. Zamiast kupować kolejne dyski twarde czy pendrive'y, po prostu „wynajmujesz” miejsce w profesjonalnym centrum danych – i korzystasz z niego przez internet.
W praktyce jest to bardzo proste. Gdy zapisujesz plik na wirtualnym dysku, trafia on na serwery dostawcy usługi. Możesz go później otworzyć z dowolnego urządzenia – komputera w biurze, laptopa w domu czy telefonu podczas podróży służbowej. Wszystko, czego potrzebujesz, to jedynie dostęp do sieci.
Jak działa chmura?
Chmura – dysk wirtualny to sieć połączonych serwerów, które pracują razem, aby zapewnić nieprzerwany dostęp do danych.
Gdy wysyłasz dokument do chmury, jest on automatycznie kopiowany na kilka serwerów. Dlatego nawet jeżeli nastąpiłaby awaria jednego z nich, nie oznacza utraty Twoich plików. Co ważne, system działa w tle, bez udziału użytkownika. Po wdrożeniu usługi synchronizacja odbywa się automatycznie – zapisujesz zmianę w pliku na komputerze, a po chwili dociera ona do chmury i jest widoczna dla wszystkich innych osób, które mają dostęp do danego wpływu. To tak, jakby mieć fizyczny serwer firmowy, tyle że bez kosztów zakupu sprzętu, jego konserwacji i zatrudniania administratora IT.
Dlaczego wirtualne dyski w chmurze mogą być dobrym rozwiązaniem dla biznesu?
Być może już korzystasz z chmury – dysku wirtualnego do celów prywatnych, np. do przechowywania zdjęć robionych telefonem. Jednak to rozwiązanie sprawdzi się również w świecie biznesu. Zobacz, jak je wykorzystać.
Współpraca zespołowa bez problemów
Koniec z wysyłaniem plików typu „projekt_final_v3_ostateczna_wersja.docx” mailem i stratą czasu na kolejne kliknięcia. Na wirtualnym dysku wszyscy pracują na tym samym dokumencie – zmiany są widoczne od razu, a system automatycznie zapisuje historię wersji. Przykład? Gdy pracownik działu technicznego wprowadzi poprawki do prezentacji, handlowiec może je pokazać klientowi już chwilę później. Bez opóźnień i z mniejszym ryzykiem błędów.
Dostęp do firmowych danych z każdego miejsca
Masz spotkanie z klientem, a potrzebny dokument został na stacjonarnym komputerze w biurze? Z wirtualnym dyskiem to nie problem. Wszystkie pliki są dostępne online – wystarczy zalogować się przez przeglądarkę lub aplikację mobilną. To szczególnie ważne przy pracy zdalnej czy hybrydowej, która stała się standardem w wielu branżach, zwłaszcza po pandemii.
Bezpieczeństwo na wysokim poziomie
Laptop może się zepsuć, pendrive zgubić, a dysk w komputerze lub cały firmowy serwer – ulec awarii. Ryzyko bezpowrotnej utraty danych może być więc naprawdę wysokie. A jak jest z wirtualnymi dyskami w chmurze? Dane są chronione przez wielopoziomowe zabezpieczenia – szyfrowanie, kopie zapasowe i systemy przeciwpożarowe w centrach danych. To poziom ochrony, który małe i średnie firmy rzadko mogą sobie zapewnić we własnym zakresie.
Czy wiesz, że… wszystkie serwery NQ.pl znajdują się w Polsce, pod naszą bezpośrednią kontrolą? Stosujemy też zaawansowane zabezpieczenia antywłamaniowe, co zapewnia maksymalne bezpieczeństwo naszego hostingu biznesowego.
Elastyczność dopasowana do potrzeb
Firma rośnie? Zwiększasz przestrzeń dyskową w chmurze w kilka chwil. Sezonowy spadek aktywności? Możesz zmniejszyć pakiet lub przejść na darmowy dysk sieciowy i obniżyć koszty. Płacisz tylko za to, czego faktycznie używasz – bez inwestowania w sprzęt „na zapas”, żeby przez większość czasu pozostał niewykorzystany.
Darmowe dyski wirtualne – czy to się opłaca?
Darmowe dyski sieciowe kuszą brakiem opłat za podstawową wersję usługi. Ile można dostać bez wnoszenia opłaty? Przykładowo – dysk współdzielony Google – Google Drive – zapewnia 15 GB za darmo, Microsoft OneDrive – 5 GB, a Dropbox – 2 GB w podstawowej wersji. Dla indywidualnego użytkownika to może wystarczyć, ale w biznesie szybko napotkasz ograniczenia. Jakie?
15 GB to pojemność, która może się wydawać spora. Jednak już kilka prezentacji z grafikami, dokumentacja projektowa czy archiwum faktur oraz danych kadrowych szybko zapełnią tę przestrzeń.
Funkcjonalność. Darmowy dysk sieciowy często nie pozwala na zaawansowane zarządzanie uprawnieniami dostępu czy integrację z firmowymi systemami.
Największe wątpliwości budzi jednak kwestia bezpieczeństwa i prywatności. Darmowe usługi często analizują przechowywane dane do celów reklamowych czy rozwoju algorytmów. Czy na pewno chcesz, aby poufne dokumenty firmowe były przetwarzane w ten sposób? Warto to rozważyć.
Czytaj też: FTP (Protokół Transferu Plików) – co to jest i jak działa?
Nie tylko dysk współdzielony Google – jaka jest bezpieczna alternatywa dla biznesu?
Dysk współdzielony Google to popularne rozwiązanie, ale nie jedyne. Dla firm, które poważnie traktują bezpieczeństwo danych, lepszym wyborem może być prywatna przestrzeń dyskowa na serwerze hostingowym.
W ramach usługi hostingowej otrzymujesz nie tylko miejsce na stronę internetową, ale także przestrzeń, którą możesz wykorzystać np. jako firmowy dysk w chmurze. Dane są przechowywane na serwerach w Polsce, podlegają polskiemu prawu i europejskim regulacjom RODO
masz pewność, że nikt niepowołany nie będzie ich przeglądał
Kolejna zaleta to pełna kontrola nad danymi. Sam decydujesz, kto ma dostęp do poszczególnych folderów, możesz tworzyć zaawansowane struktury katalogów i integrować dysk z innymi usługami firmowymi – pocztą elektroniczną czy systemem CRM.
Jak zatem widzisz, wirtualny dysk to rozwiązanie, które może znacznie usprawnić pracę Twojej firmy, jednak przed skorzystaniem z niego warto rozważyć „za” i „przeciw”. Chcesz o tym porozmawiać z ekspertami? Zapraszamy do kontaktu. Podpowiemy Ci, jak zadbać o bezpieczeństwo danych firmowych będących jednym z najcenniejszych Twoich zasobów.
