Jaka poczta e-mail dla kancelarii prawnej sprawdzi się najlepiej? Bezpieczeństwo to najważniejszy parametr, którym warto kierować się przy podejmowaniu decyzji. Co to jednak oznacza i dlaczego ten aspekt ma aż tak duże znaczenie? Wyjaśniamy.
E-mail dla prawnika – podstawowe narzędzie komunikacji
E-mail dla prawnika pełni bardzo ważną rolę w komunikacji z klientami. To tutaj najczęściej trafiają zapytania ofertowe rozpoczynające współpracę. To jednak dopiero początek. Interesanci za pośrednictwem maila bardzo często przesyłają poufną dokumentację sprawy. Wiele informacji otrzymywanych tą drogą ma dyskretny charakter, więc ich wyciek mógłby być bardzo ryzykowny – narażając na stratę zarówno kancelarię, jak i jej klienta.
Jak zatem ograniczyć do minimum ryzyko, że dojdzie do wycieku? W pierwszej kolejności warto podejść odpowiedzialnie do wyboru bezpiecznego e-maila dla kancelarii.
Poczta e-mail dla radcy prawnego: czego unikać przy wyborze skrzynki?
Na początek najważniejsze: nie każda poczta e-mail dla radcy prawnego czy adwokata będzie dobrym wyborem. Niefortunną decyzją może być przede wszystkim zdecydowanie się na darmową skrzynkę na jednym z popularnych portali. Chociaż atutem bezpłatnego maila jest brak dodatkowych kosztów, może on być rozsądną opcją wyłącznie do użytku prywatnego.
Bezpłatny e-mail oznacza najczęściej:
podstawowe systemy zabezpieczeń, które zapewniają jedynie ograniczoną ochronę bezpieczeństwa korespondencji;
trudności z odtworzeniem zawartości skrzynki, gdy dojdzie do przypadkowej utraty ważnej wiadomości;
dużą ilość spamu – zarówno tego przychodzącego w formie reklam sponsorowanych, jak i niechcianych oraz potencjalnie szkodliwych wiadomości;
brak zaawansowanej ochrony przed włamaniem na skrzynkę.
Często musisz się też liczyć z ograniczoną pojemnością poczty. W efekcie, gdy skrzynka się „zapcha”, kancelaria pojawia się prawdopodobieństwo, że nie otrzyma istotnej wiadomości od klienta. To może narazić nie tylko na utratę szansy podjęcia współpracy, ale również – na konsekwencje związane z przebiegiem sprawy.
Jak wybrać bezpieczny e-mail dla kancelarii?
Dowiedz się, czym powinien się wyróżniać bezpieczny e-mail dla prawnika i w jakie usługi warto zainwestować.
Zaawansowane zabezpieczenia poczty elektronicznej
Profesjonalna skrzynka pocztowa to taka, która pozwala uchronić się przed typowymi zagrożeniami dla maili w sieci. Chodzi tutaj zarówno o włamania, jak i o rozmaite cyberprzestępstwa – np. spoofing czy phishing.
Przed włamaniem pocztę e-mail dla radcy prawnego czy adwokata powinny chronić m.in.:
- uwierzytelnienie dwuskładnikowe – to rozwiązanie sprawia, że samo hasło nie wystarczy do uzyskania dostępu do korespondencji, trzeba dodatkowo podać np. kod z SMS-a, aplikacji autoryzacyjnej czy użyć sprzętowego klucza;
- system GeoIP, który ogranicza dostęp do konta pocztowego według lokalizacji – to oznacza, że na maila nie dostaną się np. hakerzy próbujący włamać się z przysłowiowego „drugiego końca świata”; dzięki temu rozwiązaniu można zawęzić możliwość zalogowania się do maila nawet np. do siedziby firmy;
- konfigurowalny firewall pocztowy – pozwala on tworzyć zaawansowane reguły dostępu do skrzynki, np. tak, żeby maila mogły otworzyć tylko osoby logujące się z konkretnych IP;
- hasła aplikacji – są one przypisane do konkretnych urządzeń oraz użytkowników, a nie do całej skrzynki pocztowej; to oznacza, że nawet jeżeli haker przejmie je w jakiś sposób, nie otrzyma dostępu do maila.
Natomiast przed cyberprzestępstwami związanymi z kradzieżą tożsamości chronią m.in.:
protokół, który zabezpiecza domenę przed fałszowaniem nadawcy, a co za tym idzie, uniemożliwia wysyłkę poczty w imieniu Twojej firmy przez cyberprzestępcę oraz odbiór maili wysłanych w ramach ataku phishingowego;
to narzędzie, które dodaje do każdej wiadomości wysyłanej unikalny podpis cyfrowy; pozwala on zweryfikować autentyczność nadawcy oraz to, że wiadomość nie została zmodyfikowana podczas wysyłki;
system automatyzujący weryfikowanie autentyczności wiadomości, który pozwala np. na odrzucenie podejrzanych maili, zanim pojawią się w skrzynce odbiorczej.
Czy wiesz, że… Bezpieczna poczta biznesowa od NQ.pl zapewnia wszystkie powyższe funkcje w standardzie? Jest również wzbogacona o filtr antyspoofingowy – kolejne zabezpieczenie przed cyberatakami związanymi z podszywaniem się pod czyjąś tożsamość.
Szyfrowanie wiadomości
Bezpieczna komunikacja mailowa dla kancelarii prawnej to taka, w której przesyłane i odbierane wiadomości są odpowiednio zaszyfrowane. Upewnij się więc, że dostawca usługi na pewno stosuje protokół TLS na każdym etapie.
Czytaj więcej: Czym jest protokół szyfrowania TLS?
Bezpieczne kopie zapasowe
Jak już wiesz, utrata ważnej wiadomości z poczty kancelarii prawnej może być poważnym zagrożeniem. Dlatego wybierając dostawcę usług pocztowych, warto zwrócić szczególną uwagę na zasady tworzenia i odzyskiwania kopii zapasowych. Możesz oczekiwać:
- 3-miesięcznego backupu;
- codziennego wykonywania kopii zapasowych;
- bezpłatnego odtworzenia wskazanych informacji w krótkim czasie.
W NQ.pl takie zasady tworzenia i przechowywania kopii zapasowej to standard. Niektórzy nasi Klienci z branży prawniczej korzystają również z dodatkowej usługi SEJFmail, która gwarantuje archiwizację poczty „w locie”. Aby dowiedzieć się o niej więcej i poznać bliżej nasze usługi pocztowe, skontaktuj się. Dowiedz się, jak możemy zwiększyć bezpieczeństwo korespondencji w Twojej kancelarii.
