W Twojej firmie trwa „gorący okres”, przez co klienci zaczynają odbijać się od biznesowej skrzynki – otrzymują wiadomość o jej przepełnieniu? Zależy Ci na przechowywaniu ważnych maili, ale zbliżasz się do momentu, w którym nie będziesz mieć na to wystarczająco dużo miejsca? Zobacz, jak zwiększyć pojemność skrzynki e-mail i poznaj rozwiązanie, dzięki któremu… w ogóle przestaniesz się o to martwić.
Pojemność skrzynki pocztowej: dlaczego to ma znaczenie?
Poczta firmowa jest zapewne jednym z podstawowych narzędzi dla Twojego biznesu. To na nią trafiają ważne dokumenty, zamówienia i inne informacje – od klientów, kontrahentów oraz różnych instytucji. Ale czy wiesz, że większość serwerów pocztowych stawia ograniczenia co do ilości miejsca na przechowywanie wiadomości?
Może się wydawać, że miejsca jest dużo. Problem jednak pojawia się, np. gdy:
na skrzynkę przychodzą duże załączniki – np. z plikami graficznymi, video i innymi multimediami;
pod jedną skrzynkę mailową jest podpiętych wiele adresów, np. dla doradców klienta, przez co szybko dochodzi do „zapchania” jej;
w firmie trwa gorący sezon, a na pocztę trafia znacznie więcej zapytań ofertowych oraz innych wiadomości.
Jeżeli chociaż raz zdarzyła Ci się w firmie zapchana skrzynka, doskonale rozumiesz ten problem! Kiedy poczta jest przepełniona, do Twojej firmy nie docierają nowe wiadomości. A to oznacza często utratę szans sprzedażowych, problemy z obsługą bieżących klientów, na nawet kłopoty z dopełnieniem formalności. Wyobraź sobie, co może się stać, jeżeli przez „zablokowanie” skrzynki nie otrzymasz przypomnienia o zapłacie faktury albo wiadomości z urzędu?
Wniosek jest więc prosty: nie możesz sobie na to pozwolić.
Jak zwiększyć pojemność skrzynki e-mail?
Jeżeli masz za mało miejsca na skrzynce e-mail, najczęściej masz do wyboru dwie opcje.
- Pierwsza to usunięcie nadmiaru wiadomości – tak, aby udostępnić przestrzeń na przyjęcie nowych. Niby proste, ale czasami trudne, zwłaszcza jeżeli zależy Ci na zachowaniu wszystkich maili lub po prostu nie masz czasu na żmudne selekcjonowanie wiadomości.
- Druga to przydzielenie większej ilości miejsca na serwerze na daną skrzynkę mailową – to może być rozwiązanie, jeżeli w ramach hostingu korzystasz z wielu odrębnych skrzynek i możesz zmieniać przydzieloną im przestrzeń. To jednak również działanie, które musisz wykonać i… najczęściej zrobisz to już po tym, jak skrzynka się zapcha.
Jak jednak widzisz, obu scenariuszom daleko do ideału, ponieważ może Ci być trudno wychwycić moment, zanim dojdzie do zapchania skrzynki. A więc ryzyko, że jakieś maile przepadną, nadal jest spore.
Za mało miejsca na skrzynce e-mail? Nie w NQ.pl!
Powyższe problemy nie dotkną Cię, jeżeli korzystasz z bezpiecznej poczty biznesowej w NQ.pl. Dzieje się tak, ponieważ w przeciwieństwie do większości operatorów hostingu nie wymagamy rezerwowania i wydzielania przestrzeni dyskowej na poszczególne skrzynki mailowe. Wszystkie współdzielą całą przestrzeń dostępną w ramach usługi hostingowej.
W efekcie nie musisz się obawiać o przepełnienie skrzynki i możesz mieć pewność, że wszystkie ważne maile do Ciebie dotrą. Oczywiście można też limitować ilość przestrzeni na każdą skrzynkę, jednak nie jest to ustawienie domyślne, a opcja, z której można skorzystać w określonych przypadkach.
A co, jeśli zacznie się kończyć cała przestrzeń hostingowa? To również nie problem – zaczniemy Cię o tym ostrzegać z wyprzedzeniem, i to już od momentu, gdy maile będą zajmować 85% miejsca, którym dysponujesz. Dzięki temu będziesz mieć możliwość zadziałać – np. rozszerzyć pojemność dla poczty w ramach elastycznej oferty, bez konieczności wyboru innego pakietu hostingowego.
Potrzebujesz więcej informacji na ten temat? Zadzwoń lub napisz, a wspólnie znajdziemy rozwiązanie, dzięki któremu Twoje maile będą bezpieczne, a wiadomości z zewnątrz na pewno trafią do firmowej skrzynki.
