Praca na plikach o dużym rozmiarze to standard w rzeczywistości biznesowej. Projekty graficzne, rozbudowane katalogi projektowe, materiały video, rozbudowane modele 3D czy prezentacje – takie elementy często muszą szybko i skutecznie dotrzeć do klienta, kontrahenta lub współpracownika. Pytanie jednak, jak wysłać duży plik mailem. Podpowiadamy!
Jak wysłać duży plik e-mailem: dlaczego to pytanie jest tak ważne?
Transfer dużych plików? Wystarczy je załączyć do maila i wysłać, prawda? W teorii – tak. Jednak w praktyce wykonanie tej operacji za pośrednictwem poczty elektronicznej może być sporym problemem. Dlaczego?
1. Większość dostawców poczty stawia ograniczenia odnośnie do wielkości plików załączanych do korespondencji. Obecnie zazwyczaj limity wahają się pomiędzy 10 a 25 MB. Jeżeli załączysz do maila plik mający większy rozmiar – wiadomość po prostu nie zostanie wysłana.
2. Istotne są ograniczenia skrzynki odbiorcy. Nawet jeśli Twój dostawca maila nie stawia ograniczeń co do wielkości plików, ten „odpowiedzialny” za skrzynkę adresata może już mieć ścisłe limity. W efekcie wiadomość skutecznie „wyjdzie” z Twojego serwera pocztowego, ale nie będzie miała szans na dotarcie do adresata lub zostanie odebrana bez dużego załącznika. I to nie tylko z uwagi na ograniczone miejsce na serwerze pocztowym, ale i na bezpieczeństwo. Pliki dołączone do maili mogą być zainfekowane malware, a dobry serwer pocztowy odrzuci je, aby nie dopuścić do cyberataku.
3. Transfer dużych plików mailem jest limitowane przez programy pocztowe. Niektóre aplikacje do poczty posiadają ograniczenie rozmiaru wysyłanej wiadomości. Przykładem może być Microsoft Outlook, który limituje rozmiar wysyłanej wiadomości do 20 MB.
Właśnie dlatego, zamiast decydować się na przesyłanie plików w mailu, lepiej skorzystać z innych, prostszych i wygodniejszych rozwiązań. Jest ich co najmniej kilka!
Czy wiesz, że? Bezpieczna Poczta Biznesowa od NQ.pl nie stawia limitów co do pojemności skrzynek mailowych i nie „zapycha” się dzięki elastycznie współdzielonej przestrzeni dyskowej. Poznaj jej możliwości i dopasuj pakiet do potrzeb swojego biznesu!
Transfer dużych plików: 5 metod, z których możesz skorzystać
Rozwój technologii sprawił, że obecnie istnieje wiele skutecznych metod na przesyłanie dużych plików. Każda ma określone plusy i minusy, dlatego warto poznać najpopularniejsze opcje. Dzięki temu wybierzesz najrozsądniejszą opcję dla swojego biznesu.
1. Kompresja plików: mniejszy rozmiar, ta sama jakość
Czasem rozwiązaniem problemu może być po prostu zmniejszenie rozmiaru przesyłanych plików. Być może możesz wysłać skompresowany plik PDF zamiast rozbudowanej i „ciężkiej” wersji PPTX lub podobnej? To czasami robi dużą różnicę.
Możesz również skorzystać z programów do kompresji, takich jak 7-Zip czy WinRAR. To szczególnie przydatne, gdy trzeba przesłać wiele mniejszych plików – można je spakować do jednego archiwum.
Dodatkową zaletą jest możliwość zabezpieczenia spakowanych plików hasłem, co zwiększa bezpieczeństwo przesyłanych danych. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie pliki (np. zdjęcia czy filmy) dobrze się kompresują, a odbiorca musi mieć odpowiednie oprogramowanie do rozpakowania archiwum.
To jednak nie wszystko! Obecność załącznika .zip, .7zip czy .rar do maila to „czerwona flaga” dla oprogramowania antywirusowego na dobrym serwerze pocztowym. To oznacza, że wysłanie plików w tym formacie może się skończyć odrzuceniem wiadomości – nie zostanie ona dostarczona do adresata. Dlatego ta opcja jest stosowana stosunkowo rzadko.
Dowiedz się więcej: Listy RBL. Czarna lista podejrzanych nadawców maili
2. Dysk w chmurze: bezpieczny sposób na duże pliki
Usługi takie jak Google Drive, OneDrive czy Dropbox to standard w biznesie. Twoja firma też je stosuje? Mają wiele zalet – przede wszystkim gwarantują bezpieczeństwo danych i dają kontrolę nad tym, kto ma dostęp do przesłanych materiałów. Pozwalają również łatwo udostępniać materiały – zarówno współpracownikom, w ramach organizacji, jak i odbiorcom zewnętrznym.
Jak to działa w praktyce? Wystarczy wgrać plik na dysk w chmurze, a następnie wygenerować link do udostępnienia i przesłać go mailem do odbiorcy. Trzeba jednak pamiętać, że korzystanie z tej opcji może się wiązać z dodatkowymi kosztami – zwłaszcza jeśli Twoja firma nie korzysta z oprogramowania wymienionego powyżej – a także z limitami transferu. Może się okazać, że np. wysłanie pliku o pojemności 1 GB będzie niemożliwe.
3. Platformy do transferu plików: szybko i bez komplikacji
WeTransfer, SendAnywhere czy Filemail – to przykłady platform, które zostały stworzone specjalnie do przesyłania dużych plików. Ich największą zaletą jest prostota – wystarczy wejść na stronę, przeciągnąć pliki do przeglądarki i podać adres email odbiorcy. System wygeneruje link, który będzie aktywny przez określony czas (zazwyczaj 7-14 dni). Adresat musi w niego tylko kliknąć, aby pobrać wszystkie udostępnione mu materiały.
To rozwiązanie sprawdza się szczególnie dobrze, gdy trzeba szybko przesłać duży plik do klienta czy kontrahenta, z którym nie współpracuje się na stałe. Transfer nie wymaga zakładania konta ani instalowania dodatkowego oprogramowania, a także może być w dużej mierze anonimowy. Dlatego coraz więcej firm korzysta z tej formy udostępniania plików.
4. Transfer przez FTP: klasyczne i sprawdzone rozwiązanie
FTP (File Transfer Protocol) to klasyczna metoda przesyłania dużych plików, która wciąż znajduje zastosowanie w wielu firmach. Jej największą zaletą jest możliwość przesyłania praktycznie nieograniczonych ilości danych bez limitów wielkości pojedynczego pliku. Do obsługi FTP możesz użyć np. darmowego programu FileZilla, który ma przejrzysty, dwupanelowy interfejs.
To rozwiązanie sprawdza się szczególnie dobrze w komunikacji z agencjami reklamowymi czy drukarniami, które często odbierają duże pliki graficzne. Zwykle podają one po prostu namiary na FTP, na który trzeba wrzucić materiały. Skorzystanie z tej opcji wymaga podstawowej wiedzy technicznej i dostępu do serwera FTP, ale jednocześnie daje pełną kontrolę nad procesem transferu plików.
5. SFTP: profesjonalne rozwiązanie dla firm
SFTP (Secure File Transfer Protocol) to najbardziej zaawansowana metoda transferu dużych plików – „następca” FTP. Sprawdza się szczególnie w przypadku regularnej wymiany danych między firmami czy oddziałami. Zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa dzięki szyfrowaniu. Daje także możliwość przesyłania naprawdę dużych plików bez ograniczeń co do rozmiaru czy formatu.
Aby z niej skorzystać, podobnie jak przy używaniu FTP, trzeba mieć podstawową wiedzę techniczną. SFTP może być jednak szczególnie dobrym wyborem przy wysyłce poufnych danych, gdy potrzebny jest bezpieczny, prywatny kanał komunikacji.
Jak zatem widzisz, istnieje wiele sposobów na to, aby przesłać duże pliki w bezpieczny i wygodny sposób. Który z nich najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie? Jeśli potrzebujesz pomocy w znalezieniu odpowiedniej opcji, skontaktuj się – podpowiemy!
