Lubisz porządek w aplikacji pocztowej? Utrzymywanie go to dobra polityka – dzięki temu żadna ważna wiadomość nie umknie Twojej uwadze ani nie zostanie przypadkowo usunięta. Dowiedz się zatem, jak wygląda archiwizacja w Thunderbird – ta informacja przyda Ci się, jeżeli korzystasz z tego rozwiązania na co dzień.
Archiwizacja Thunderbird – po co ją przeprowadzać?
Archiwizacja poczty Thunderbird przede wszystkim ułatwia długotrwałe przechowanie maili w uporządkowany sposób. Skorzystaj z tego rozwiązania, jeżeli:
- określone maile firmowe są ważne, np. dla celów dokumentacji transakcji czy ustaleń, ale nie potrzebujesz dostępu do nich „jednym kliknięciem” – wówczas lepiej je „schować”, niż trzymać widoczne w głównej skrzynce;
- zależy Ci na utrzymaniu zasady „inbox zero” – a zatem na utrzymaniu „czystości” skrzynki przychodzącej, aby zwiększyć efektywność codziennych działań;
- chcesz ułatwić sobie zarządzanie bieżącą komunikacją.
Thunderbird: archiwizacja starej poczty krok po kroku
Jak wykonać archiwizację poczty w Thunderbird? Do wyboru masz kilka opcji: skorzystanie z wbudowanej funkcji w programie, ręczne przeniesienie wiadomości do archiwum lub zaawansowane archiwizowanie.
Archiwizacja Thunderbird za pomocą wbudowanej funkcji
Otwórz Thunderbird i przejdź do folderu zawierającego wiadomości, które chcesz zarchiwizować. Zaznacz wybrane e-maile pojedynczo lub grupowo (używając klawiszy Ctrl/Shift). Kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczonych wiadomościach i wybierz opcję Archiwizuj lub po prostu naciśnij klawisz A. Wiadomości zostaną automatycznie przeniesione do folderu archiwum, który jest zazwyczaj zorganizowany według roku lub miesiąca.
Ręczne archiwizowanie do lokalnego folderu
Wolisz mieć pełną kontrolę nad miejscem przechowywania archiwum? Kliknij prawym przyciskiem myszy na sekcję Lokalne foldery i wybierz Nowy folder.... Nadaj mu nazwę, na przykład „Moje archiwum". Następnie zaznacz wiadomości do zarchiwizowania, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Przenieś do → Lokalne foldery → Moje archiwum. Przy dużej liczbie wiadomości bezpieczniej jest użyć opcji Kopiuj do.
Zaawansowane archiwizowanie według daty
Ta metoda pozwala archiwizować wiadomości z określonego okresu. Przejdź do menu Edycja → Znajdź → Wyszukaj wiadomości. Ustaw kryteria wyszukiwania według dat (np. od 01.01.2024 do 31.12.2024). Zapisz wyniki jako folder wyszukiwania. Następnie utwórz nowy folder archiwum (np. „Archiwum 2024") i przenieś do niego znalezione wiadomości. Po archiwizacji możesz usunąć oryginalne wiadomości z serwera, aby zwolnić miejsce (dotyczy kont IMAP lub POP).
Szukasz jeszcze wygodniejszego rozwiązania? Skorzystaj z Bezpiecznej poczty biznesowej od NQ.pl i ustaw regułę automatycznej archiwizacji wiadomości – samodzielnie wskażesz, ile dni muszą mieć, aby trafiły do archiwum. To proste, wygodne i elastyczne rozwiązanie, dzięki któremu zaoszczędzisz czas.
