Nie od dziś wiadomo, że informacja ma ogromną wartość, szczególnie wtedy gdy można na jej podstawie podjąć trafną decyzję biznesową. Dokumenty firmowe przesyłane drogą elektroniczną mogą być bardzo cenne nie tylko dla uprawnionych adresatów, lecz także dla osób niepowołanych (np: konkurencji czy szantażystów).
Globalna archiwizacja poczty e-mail w organizacji
Najpopularniejszym medium komunikacyjnym w biznesie jest oczywiście poczta elektroniczna. Maile bardzo często zawierają poufne informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Niestety jak pokazuje doświadczenie, firmy nie zawsze należycie dbają o bezpieczeństwo swoich skrzynek mailowych lub też nie mają ku temu odpowiednich narzędzi.
Dlaczego warto monitorować pocztę e-mail w firmie.
Wiadomości e-mail powinny być nie tylko monitorowane ale również backupowane (archiwizowane kopie). Duże organizacje starają się minimalizować ryzyko wycieku lub utraty poufnych informacji poprzez reglamentację dostępu i kontrolę treści szczególnie istotnych wiadomości.
Dlaczego warto kontrolować i archiwizować pocztę e-mail w firmie:
- aby sprawdzać, czy pracownicy nie działają na niekorzyść pracodawcy,
- aby zabezpieczyć korespondencję dla celów dowodowych w przyszłości,
- aby badać jakość prowadzonej korespondencji przez pracowników.
Niestety zaawansowane rozwiązania programowo-sprzętowe są zazwyczaj kosztowne i niewiele firm z sektora MSP może pozwolić sobie na ich zakup. Ponadto wdrażanie takich rozwiązań może wiązać się z koniecznością przemodelowania sposobu funkcjonowania firmy. Czy zatem firmy z sektora MSP nie mogą skutecznie kontrolować swojej poczty email? Dzięki usłudze SEJFMail mogą!
SEJFMail to usługa pozwalająca na archiwizację wszystkich wiadomości email (wysłanych i odebranych) z danego serwera, niezależnie od wykonywanych czynności użytkowników danych skrzynek. SEJFMail kopiuje wszystkie wiadomości przechodzące przez serwer pocztowy i umieszcza je w bezpiecznym miejscu na innej fizycznej maszynie. Za pośrednictwem konta zbiorczego SEJFMail, administrator ma dostęp do wszystkich wiadomości e-mail wysłanych i odebranych ze wszystkich skrzynek pocztowych.
Koszty wdrożeniowe usługi SEJFMail praktycznie nie istnieją, ponieważ usługa jest dostarczana w modelu chmurowym SaaS (Software as a Service). Nie ma konieczności instalowania jakichkolwiek programów czy pluginów. Jeśli nie ma oprogramowania – nie ma także potrzeby jego aktualizacji. Klient nie ponosi żadnych kosztów zakupu dodatkowego sprzętu (komputerów czy serwerów) ponieważ kupuje usługę. Całą infrastrukturę oraz oprogramowanie działające na serwerze zapewnia NQ.pl. Ponadto oferujemy darmową migrację na serwery pocztowe NQ.pl.
Usługa nie wymaga re-modelowania koncepcji funkcjonowania firmy, ponieważ archiwizowane są wiadomości e-mail czyli podstawowe medium komunikacyjne. Zarządzanie oraz dostęp do archiwum realizowany jest z poziomu przeglądarki internetowej. Obsługa poczty może być nadal realizowana poprzez dotychczas używane programy pocztowe (np: Outlook czy Thunderbird).
Powszechny dostęp do internetu oraz wszechobecne urządzenia mobilne umożliwiają korzystanie z poczty e-mail praktycznie wszędzie. Wystarczy niskiej klasy smartfon oraz dostęp do internetu, aby móc wysyłać i odbierać maile. To kolejny z powodów, dla którego warto korzystać z usługi SEJFMail. Bez względu na wykorzystywane urządzenia oraz jego konfigurację, usługa SEJFMail może archiwizować całą pocztę e-mail.
Dla kogo usługa SEJFMail będzie szczególnie przydatna:
- dla firm, które charakteryzują się wysoką rotacją pracowników,
- dla firm rozproszonych (posiadających samodzielnie pracujących pracowników, np: przedstawicieli handlowych),
- dla firm, kancelarii prawnych, które ze względu na swój charakter przechowują swoją korespondencję,
- dla podmiotów, które szczególnie dbają o pocztę e-mail.
