Prowadzenie działalności biznesowej bez wykorzystania poczty e-mail jest dziś praktycznie niemożliwe. Wiadomości e-mail zawierają kluczowe informacje dla zachowania ciągłości działania firm. Ich utrata może narazić nas na poważne konsekwencji, dlatego warto zadbać o bezpieczeństwo korespondencji e-mail.

Czy jesteś przygotowany na utratę ważnych wiadomości e-mail?

Praktycznie każdy z nas doświadczył problemów z wiadomościami e-mail. Niestety do jednych z najczęściej występujących problemów a zarazem najbardziej dotkliwych jest utrata ważnych wiadomości email.

Do najczęstszych przyczyn utraty maili można zaliczyć:

  • przypadkowe usunięcie
  • celowe usunięcie innego Użytkownika skrzynki email
  • awaria komputera lub programu pocztowego
  • awaria serwera
  • błędna konfiguracja programu pocztowego
  • przejęcie skrzynki przez osoby nieuprawnione

Doświadczenie pokazuje, że niewiele firm należycie dba o e-maile swoich pracowników, zapewniając im kopie bezpieczeństwa lub dodatkowo archiwizując ruch pocztowy. Mądra polityka zarządzania mailami może uchronić firmę przed dużymi problemami wynikającymi z utraty ważnych wiadomości e-mail czy załączników.

Możliwe sytuacje utraty wiadomości e-mail


Scenariusz
Poczta bez SEJFMail
Poczta z SEJFMail
Scenariusz 1
Wiadomości Odebrane oraz Wysłane są przechowywane na serwerze. Użytkownik ma do nich dostęp za pośrednictwem aplikacji webmail (logując się do swojego konta e-mail z poziomu przeglądarki internetowej). Użytkownik przypadkowo usuwa ważne wiadomości, które otrzymał w ciągu dnia.
E-maili nie będzie można odzyskać, ponieważ nie zostały poddane procesowi backupu. (Przypomnijmy, backup jest wykonywany raz na dobę w godzinach nocnych.) Przywrócenie usuniętych maili jest możliwe z poziomu konta SEJFMail. Mechanizm kopiuje każdą wiadomość w momencie jej odebrania przez serwer.
Scenariusz 2
Wiadomości e-mail przechowywane na lokalnym komputerze Wiadomości e-mail są na bieżąco pobierane protokołem POP3 na lokalny komputer oraz usuwane z serwera. Użytkownik w wyniku uszkodzenia, zainfekowania lub kradzieży komputera traci wszystkie maile.
W takim przypadku wszystkie wiadomości e-mail zostaną utracone bez możliwości ich przywrócenia z serwera. Przywrócenie maili jest możliwe. Użytkownik podobnie jak w scenariuszu 1, ma dostęp do wiadomości e-mail poprzez konto SEJFMail w aplikacji SEJFMail.
Scenariusz 3
Użytkownik nie zapisuje na serwerze wiadomości wysłanych (są one automatycznie usuwane z serwera po ich wysłaniu). Maile zawierają ważne dokumenty firmowe (np: skany umów, ustalenia z kontrahentami). Firma chce odzyskać dokumenty zawarte w mailach w celach dowodowych przeciwko nieuczciwym podmiotom czy osobom.
Przywrócenie wiadomości jest niemożliwe, ponieważ nie zostały zarchiwizowane. Wiadomości wraz z załącznikami będą mogły zostać przywrócone.